정기회의 (의사결정과정)를 시작함에 앞서 살펴봐야 할 것이 있습니다.
누가
1. 회의를 진행하는 사람은 누구인가 >> 그 사람은 회의 진행 역량이 있는가 >> 회의 진행 역량 사전교육이 있었는가
2. 회의를 기록하는 사람은 누구인가 >> 그 사람은 기록 관리 역량이 있는가 >> 기록 관리 방법은 결정 되었는가
3. 불참자 관리 >> 모든 사람이 참여해야 하는 회의인가
언제
1. 회의 시간은 어느 정도인가 >> 사전 검토할 시간이 주어졌는가
2. 위임 의견을 사전에 받는것이 가능한 일정인가 >> 최대한 다수 참석이 가능한 일정인가
어디서
1. 회의 거점 접근성은 적정한가 >> 회의에 필요한 도구는 무엇인가 >> 온/오프라인 방법은 결정되었는가
2. 회의 시작 전 사전 준비가 필요한가
무엇을
1. 사전 회의자료가 공지되었는가
어떻게
1. 녹음-녹화를 진행하는가 >> 녹음-녹화 사전동의를 받았는가
2. 의사결정방법은 사전 공유가 되었는가 >> 회의 진행방법은 사전 공유가 되었는가
최근 AI 기술이 발전하였으므로 보조도구로 ‘클로바노트’를 권장합니다.
기록담당자는 클로바노트를 토대로 녹음을 하고, 요약해 준 내용을 검토하여 정해진 서식에 맞춰 회의록을 신속히 작성하고
회의 종료 직전에 회의록을 공유하고 정해진 공간에 저장, 비치합니다.