여기서의 기록:보고서는 공무원들이 행정-공공기관에서 사용하는 ‘보고서’ 용어와는 좀 다릅니다. 공무원 조직에서는 보고서가 ‘문서+기록’ 개념이기 때문입니다. 그래서 미리 다른 개념이라는 점을 짚고 작성합니다.
보고서 작성에 있어 개인적으로 가장 고려해야 할 점을 꼽자면, ‘보고의 목적’과 ‘보고대상’ 이라고 생각합니다.
보고의 목적은
1.
문서에 의거 추진된 일련의 경과-결과를 보고하는 것인가
2.
지시에 의거 추진된 일련의 경과-결과를 보고하는 것인가
3.
업무절차상 진행되는 ‘일상’의 보고인가
4.
1, 2와는 관계없이 작성된 이상(?) 상태 보고인가
(경위서, 긴급상황보고 등)
이런 사항들이겠죠?
보고대상은
1.
최종승인(전결 포함)권자인가?
2.
중간관리자 / 차상위결재권자인가?
등등 이겠죠?
해야 할 말들은 많지만, 여기서 적으려고 하는 부분은 앞서 문서 파트에서 다뤘던 것의 연결고리로서 결과보고서를 중심으로 설명만 해도 충분할 것 같아요.
문서에서 질문을 충분하게 잘 던졌다면 빈틈없는 보고서가 될 것이기 때문이지요.
교육진행 결과를 최종 승인권자에게 보고한다는 설정으로 보겠습니다.
1.
무엇이 궁금하실까요?
몇 명이 신청해서 몇 명이 참여했는지, 출결율은 어땠는지 등의 참여율 일까요??
교육과정, 강사, 환경 등에 대한 참여자들의 만족도 일까요??
교육을 통해 참여자들의 역량 변화에 영향을 준 기여도 일까요?
교육의 계획-실행-점검 전체 과정에서 찾아낸 사업상-조직의 운영절차상 개선점 일까요?
이를 진행한 담당자 입장에서 얻은 경험치 일까요?
이 내용들이 계획 당시 문서에 어떤 것을 측정하겠다고 했는지에 따라 작성하면 됩니다.
대체 계획서가 얼마나 탄탄해야 하는걸까요? 슬퍼지는 구간입니다.
2.
보고하고 나서는 어떻게 해야 할까요?
보고에 따라 승인원자의 요구사항이 발생합니다. ’잘했네요, 수고했어요’ 이면 베스트인데…
발생하게 되는 ‘결과에 대한 피드백’을 다음 계획에 반영하겠다는 기록이 담겨야 합니다.
사회복지 현장에서처럼 ‘수퍼비전 기록’을 통해 담아내는 방법이 있고,
치명적인 실수나 부적합 사항이 발생할 경우에는 원인규명과 개선과정, 그리고 재발방지를 위해
‘시정조치 보고서’로 기록을 남겨야 합니다.
‘잘 한 것은 더 잘 하도록, 부족했던 것은 보완되도록’ 하는 과정을 전체 경영 절차시스템에서
갖추고 있냐, 이것이 통상의 평가들에서 중요하게 봅니다.
물론 평가 때문에 한다는 개념보다는 조직자체가 성장하기 위해 꼭 필요한 절차이기 때문입니다.